Les règles relatives à la tenue des réunions des assemblées générales et des organes d’administration, de surveillance et de direction des sociétés, qui avaient été assouplies au début de la crise sanitaire du Covid-19, sont une nouvelle fois prorogées, cette fois jusqu’au 31 juillet 2021.
À noter : cette prorogation est sans surprise puisqu’il était déjà prévu qu’en fonction de l’évolution de la crise sanitaire, ces mesures exceptionnelles pourraient être prorogées jusqu’à une date qui ne pourrait toutefois pas être postérieure au 31 juillet 2021.
Tenue des assemblées générales et des réunions des organes collégiaux
Ainsi, il avait été notamment prévu qu’à titre exceptionnel, pendant cette période de crise, les assemblées générales et les réunions des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction des sociétés puissent avoir lieu à huis clos (c’est-à-dire sans que leurs membres y participent), en visioconférence ou par conférence téléphonique alors même que ce n’était pas prévu par les statuts ou qu’une clause des statuts l’interdisait.
Ces mesures d’assouplissement, qui devaient d’abord prendre fin le 30 novembre dernier, ont été prorogées une première fois jusqu’au 1er avril 2021, puis à nuveau jusqu’au 31 juillet 2021. Plus précisément, elles s’appliqueront aux assemblées et aux réunions des organes collégiaux des sociétés qui se tiendront jusqu’au 31 juillet 2021.
Attention : une assemblée ne peut se tenir lieu à huis clos que si, à la date de la convocation ou à celle de sa réunion, une mesure administrative limitant les déplacements ou les rassemblements fait obstacle à la présence physique à l’assemblée de ses membres. Autrement dit, une assemblée ne peut pas se tenir à huis clos si aucune mesure administrative n’empêche, effectivement et concrètement, la présence physique de ses membres.
Rappelons que le recours au vote par correspondance est facilité pour les associés qui ne peuvent pas participer à l’assemblée. En effet, l’organe compétent pour convoquer l’assemblée (selon les cas, le gérant, le président, le conseil d’administration ou encore le directoire) peut désormais décider que les associés puissent voter par correspondance alors même qu’aucune clause des statuts ne le prévoie ou qu’une clause l’interdise. Et cette faculté est désormais ouverte à toutes les sociétés, y compris à celles pour lesquelles la loi ne prévoit pas déjà la possibilité de voter par correspondance (par exemple, les SARL).
Précision : le vote par correspondance est même de droit et n’est donc pas subordonné à une décision de l’organe compétent pour convoquer l’assemblée lorsque la loi ou les statuts prévoient déjà que les associés puissent voter par correspondance indépendamment de toute décision de cet organe.
Consultation écrite des associés et des membres des organes collégiaux
Par ailleurs, pendant la crise sanitaire du printemps, le recours à la consultation écrite des associés avait été rendu exceptionnellement possible même en l’absence de clause des statuts le permettant ou même si une clause l’interdisait. Cette mesure est également prorogée jusqu’au 31 juillet 2021.
Rappel : la consultation écrite est devenue possible dans toutes les sociétés, à l’exception des sociétés cotées, et non plus seulement dans celles pour lesquelles ce mode alternatif de prise de décision était autorisé par la loi. Elle est donc devenue possible dans les sociétés anonymes (non cotées).
Le recours à la consultation écrite pour les décisions des organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction est également prorogé jusqu’au 31 juillet 2021.
