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Tout savoir sur le suivi médical des salariés

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La visite liée à l’embauche

Les salariés nouvellement recrutés doivent bénéficier d’une visite d’information et de prévention ou d’un examen médical d’aptitude.

Un suivi médical « normal »…

Dans les 3 mois qui suivent leur prise de poste effective, les salariés qui ne sont pas affectés à un poste à risque doivent être soumis à une visite d’information et de prévention (VIP) auprès d’un professionnel de santé du SPST (médecin du travail, collaborateur médecin, infirmier…). À l’issue de cette visite, l’employeur se voit remettre une attestation de suivi par le professionnel de santé.

Exceptions : pour les apprentis, cette visite doit se dérouler dans les 2 mois qui suivent leur embauche. Pour les salariés âgés de moins de 18 ans et les travailleurs de nuit, cette visite doit être organisée avant leur prise de poste.

… ou renforcé

Les salariés affectés à un poste présentant des risques particuliers pour leur santé ou leur sécurité ou pour celles de leurs collègues ou des tiers évoluant dans l’environnement immédiat de travail doivent, eux, être soumis à un examen médical d’aptitude réalisé par le médecin du travail. Et ce, avant leur prise de poste. Un avis d’aptitude ou d’inaptitude étant ensuite remis à l’employeur.

Précision : sont concernés les salariés qui sont exposés à certains risques professionnels (amiante, plomb, agents cancérogènes, mutagènes ou toxiques pour la reproduction, certains agents biologiques, rayonnements ionisants, risque hyperbare, risque de chute de hauteur lors du montage et du démontage d’échafaudages). Mais aussi les salariés affectés à un poste qui nécessite un examen d’aptitude spécifique, par exemple ceux qui détiennent une autorisation de conduite de certains équipements de travail.

Des cas de dispense

Lors du recrutement d’un salarié, l’employeur est dispensé d’organiser :
– une visite d’information et de prévention, si le travailleur en a déjà bénéficié au cours des 5 dernières années (au cours des 3 dernières années notamment pour les travailleurs handicapés et les travailleurs de nuit) ;
– un examen médical d’aptitude, si un tel examen a déjà été mis en place au profit du travailleur au cours des 2 années précédentes.

Cette dispense ne s’applique cependant que si les conditions suivantes sont réunies : le salarié est amené à occuper un poste identique (avec des risques d’exposition équivalents), le professionnel de santé est en possession de sa dernière attestation de suivi (ou de son dernier avis d’aptitude) et il n’y a pas eu de mesure individuelle d’aménagement, d’adaptation ou de transformation du poste, de mesure d’aménagement du temps de travail ni d’avis d’inaptitude rendu au cours des 5 dernières années (3 dernières années notamment pour les travailleurs handicapés et les travailleurs de nuit ou 2 dernières années en cas de poste à risque).

Les visites périodiques

La visite d’information et de prévention, tout comme l’examen médical d’aptitude, doit être renouvelée périodiquement.

La visite d’information et de prévention organisée lors de l’embauche d’un salarié doit être renouvelée selon une périodicité fixée par le médecin du travail. Pour ce faire, le médecin du travail tient compte des conditions de travail du salarié, de son âge, de son état de santé et des risques auxquels il est exposé. Une visite doit toutefois être organisée au moins tous les 5 ans (tous les 3 ans pour notamment les travailleurs handicapés et les travailleurs de nuit).

À noter : chaque visite périodique donne lieu à la remise d’une attestation de suivi à l’employeur.

Tout comme la visite de prévention et d’information, l’examen médical d’aptitude doit être renouvelé selon une périodicité fixée par le médecin du travail. Cette périodicité ne pouvant pas excéder 4 ans. Et dans cet intervalle, les salariés doivent être soumis à une visite intermédiaire réalisée par un professionnel de santé du SPST. Cette visite devant se tenir, au plus tard, 2 ans après l’examen effectué par le médecin du travail.

Précision : après chaque examen médical, un avis d’aptitude ou d’inaptitude est transmis à l’employeur.

La visite de mi-carrière

Les salariés doivent être soumis à une visite de mi-carrière, en principe, durant l’année civile de leur 45e anniversaire.

Tous les salariés doivent bénéficier d’une visite médicale de mi-carrière à une échéance prévue par un accord de branche ou, à défaut, durant l’année civile de leur 45e anniversaire.

À savoir : cette visite peut être réalisée de manière anticipée. En effet, elle peut être organisée conjointement avec une autre visite médicale lorsque le salarié doit être examiné par le médecin du travail dans les 2 ans qui précèdent l’échéance normale de la visite de mi-carrière.

Réalisée par le médecin du travail ou un infirmier de santé au travail exerçant en pratique avancée, cet examen vise à établir un état des lieux de l’adéquation entre le poste de travail du salarié et son état de santé et à évaluer les risques de désinsertion professionnelle compte tenu de l’évolution de ses capacités (selon son parcours professionnel, son âge et son état de santé). Mais aussi à sensibiliser le salarié aux enjeux du vieillissement au travail et à la prévention des risques professionnels.

La visite post-exposition

Les salariés exposés à des risques professionnels sont soumis à une visite médicale dès la cessation de cette exposition ou, le cas échéant, lors de leur départ à la retraite.

Les salariés qui occupent un poste à risque nécessitant un suivi médical renforcé (exposition à l’amiante, au plomb, à des rayonnements ionisants…) doivent passer une visite médicale baptisée « visite post-exposition ». Et ce, dans les meilleurs délais après la cessation de leur exposition aux risques professionnels.

À noter : les salariés qui sont exposés à des risques professionnels jusqu’à leur départ à la retraite (ou leur mise à la retraite) sont soumis à une visite dite « post-professionnelle ». Elle doit avoir lieu avant le départ à la retraite du salarié.

Il appartient à l’employeur de désigner, auprès de son SPST, les salariés qui cessent d’être exposés à des risques professionnels ou qui partent à la retraite. À charge pour ce service de s’assurer que les conditions d’organisation de la visite post-exposition (ou post-professionnelle) sont bien réunies.

Au terme de la visite, le médecin de travail remet au salarié un état des lieux de ses expositions aux facteurs de risques et le verse dans son dossier médical en santé au travail. Une surveillance post-exposition (ou post-professionnelle) est mise en place si le médecin du travail constate une exposition du salarié à des risques professionnels dangereux (notamment chimiques).

Les visites de reprise et de préreprise

Après certains arrêts de travail, notamment ceux de longue durée, les salariés doivent bénéficier d’une visite de reprise auprès du SPST.

Une visite de reprise obligatoire

Une visite médicale de reprise doit être organisée avec le médecin du travail :
– lorsqu’une salariée revient de congé de maternité ;
– après tout arrêt de travail consécutif à une maladie professionnelle ;
– après un arrêt de travail d’au moins 30 jours consécutif à un accident du travail ;
– après un arrêt de travail d’au moins 60 jours lié à un accident ou une maladie d’origine non professionnelle.

L’employeur doit alors saisir son SPST afin que cette visite soit mise en place le jour de la reprise du travail du salarié ou, au plus tard, dans les 8 jours qui suivent.

Une visite de préreprise facultative

Une visite de préreprise avec le médecin du travail peut être instaurée pour les salariés qui sont en arrêt de travail depuis plus de 30 jours (quelle qu’en soit la cause) et dont le retour à leur poste est anticipé. Cette visite peut être réalisée à l’initiative du salarié, de son médecin traitant, des services médicaux de l’Assurance maladie ou du médecin du travail. L’employeur, lui, doit informer son salarié de la possibilité de solliciter une visite de préreprise.

En complément : un rendez-vous de liaison entre employeur et salarié, associant le SPST, peut être organisé pour tout arrêt de travail supérieur à 30 jours (quelle qu’en soit la cause). Ce rendez-vous peut être mis en place à l’initiative du salarié ou de l’employeur. Il vise notamment à informer le salarié qu’il peut bénéficier d’une visite de préreprise ainsi que de mesures d’aménagement du poste et du temps de travail.

Et en cas d’inaptitude au travail ?

Lorsqu’un salarié est reconnu inapte à occuper son poste de travail, l’employeur doit, en principe, rechercher un poste de reclassement.

La décision d’inaptitude

L’inaptitude médicale au travail d’un salarié est reconnue par le médecin du travail s’il constate qu’aucune mesure d’aménagement, d’adaptation ou de transformation du poste de travail n’est possible et que son état de santé justifie un changement de poste. Ce constat doit être précédé d’au moins un examen médical du salarié, d’échanges avec l’employeur et le salarié, d’une étude de poste et d’une étude des conditions de travail dans l’entreprise. Cet avis d’inaptitude doit alors être éclairé par des conclusions écrites assorties d’indications relatives au reclassement du salarié.

Précision : l’employeur qui souhaite contester un avis d’inaptitude doit saisir le conseil de prud’hommes dans un délai de 15 jours.

Le reclassement du salarié

Qu’elle que soit l’origine de l’inaptitude du salarié, l’employeur doit rechercher un emploi de reclassement adapté à ses capacités. Il doit ainsi, après avoir consulté son comité social et économique, proposer des emplois de reclassement au salarié ou bien l’informer de l’absence de postes de reclassement disponibles.

Important : l’employeur est déchargé de son obligation de reclassement lorsque le médecin du travail mentionne expressément dans l’avis d’inaptitude que tout maintien du salarié dans un emploi serait gravement préjudiciable à sa santé ou que son état de santé fait obstacle à tout reclassement dans un emploi.

Et lorsqu’aucun emploi de reclassement n’est disponible ou que le salarié refuse les propositions de reclassement, l’employeur peut engager un licenciement pour inaptitude.

En résumé

Les visites et examens médicaux des salariés
Visite ou examen Qui ? Quand ?
Les visites et examens obligatoires
Visite d’information et de prévention (VIP) lors de l’embauche Salariés non affectés à un poste à risque En principe, dans les 3 mois qui suivent la prise de poste effective
VIP périodiques En principe, au moins tous les 5 ans
Examen médical d’aptitude (EMA) à l’embauche Salariés affectés à un poste à risque (exposition à l’amiante, au plomb, aux rayonnements ionisants…) Avant la prise de poste effective
EMA périodiques Au moins tous les 4 ans
Visites intermédiaires Au plus tard, 2 ans après l’examen réalisé par le médecin du travail
Visite de reprise – Salariées de retour de congé de maternité
– Salariés en arrêt de travail :
• à la suite d’une maladie professionnelle ;
• à la suite d’un accident du travail, depuis au moins 30 jours ;
• à la suite d’une maladie ou un accident d’origine personnelle, depuis au moins 60 jours.		 Le jour de la reprise du travail ou, au plus tard, dans les 8 jours qui suivent
Visite de mi-carrière Tous les salariés À une échéance fixée par un accord de branche ou, à défaut, durant l’année civile de leur 45e anniversaire
Visite post-exposition ou post-professionnelle Salariés affectés à un poste à risque (exposition à l’amiante, au plomb, aux rayonnements ionisants…) Dans les meilleurs délais après la cessation de leur exposition aux risques professionnels ou, le cas échéant, avant leur départ à la retraite
Les visites facultatives
Rendez-vous de liaison Salariés en arrêt de travail pendant plus de 30 jours (quelle qu’en soit la cause) Pendant l’arrêt de travail
Visite de préreprise Salariés en arrêt de travail pendant plus de 30 jours (quelle qu’en soit la cause) et dont le retour au travail est anticipé Pendant l’arrêt de travail
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Le crédit d’impôt pour la formation du chef d’entreprise

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Les dépenses de formation des chefs d’entreprise peuvent ouvrir droit à un crédit d’impôt. Un avantage fiscal dont le montant a été doublé pour 2022.

Pour qui ?

Toutes les entreprises peuvent bénéficier du crédit d’impôt pour la formation de leurs dirigeants, quelles que soient leur forme (entreprise individuelle ou société) et la nature de leur activité (commerciale, industrielle, libérale, agricole ou artisanale). Elles doivent toutefois être soumises à un régime réel d’imposition (impôt sur le revenu ou impôt sur les sociétés), ce qui exclut donc les micro-entreprises.

À noter : la notion de dirigeant est entendue largement. Sont visés les exploitants individuels ainsi que les gérants, les présidents, les administrateurs, les directeurs généraux et les membres du directoire d’une société. Mais elle ne s’étend pas aux personnes qui collaborent à l’activité de l’entreprise, comme les conjoints collaborateurs.

Le crédit d’impôt s’applique aux heures de formation effectuées par le dirigeant jusqu’au 31 décembre 2022. Quant aux formations proprement dites, il s’agit des mêmes que celles qui entrent dans le champ de la formation professionnelle continue. Étant précisé que les dépenses correspondant à ces formations doivent être admises en déduction du bénéfice imposable. La formation doit donc être engagée dans l’intérêt de l’entreprise.

En pratique : il peut s’agir de bilans de compétences, d’actions de formation, y compris par l’apprentissage, et d’actions permettant de valider les acquis de l’expérience.

Quel montant ?

Le montant de cet avantage fiscal est égal au nombre d’heures passées en formation par le chef d’entreprise, plafonné à 40 heures par année civile et par entreprise, multiplié par le taux horaire du Smic au 31 décembre de l’année au titre de laquelle est calculé le crédit d’impôt.

Exemple : un exploitant individuel a suivi 70 heures de formation en 2021. Le Smic horaire brut en vigueur au 31 décembre 2021 était de 10,48 €. Le crédit d’impôt étant plafonné à la prise en compte de 40 heures de formation (et non 70 heures), son montant s’élève à 419 € (soit 10,48 € x 40 heures).

Par exception, le plafond de 40 heures est multiplié par le nombre d’associés chefs d’exploitation dans les groupements agricoles d’exploitation en commun (Gaec). Tel n’est pas le cas pour les autres sociétés ou groupements, telles que les sociétés de personnes.

Afin de faciliter l’accès à la formation des dirigeants, le montant du crédit d’impôt est doublé en faveur des petites entreprises (moins de 10 salariés, chiffre d’affaires annuel ou total de bilan n’excédant pas 2 M€) au titre des heures de formation effectuées du 1er janvier 2022 au 31 décembre 2022. Ainsi, dans ce cas, le montant maximal du crédit d’impôt au titre des dépenses engagées en 2022 est égal à 845 € (10,57 € x 40 heures x 2), à actualiser en fonction du Smic horaire brut qui sera en vigueur au 31 décembre 2022.

À noter : ce doublement du crédit d’impôt est soumis au respect du plafond communautaire des aides de minimis (200 000 € sur une période glissante de 3 exercices fiscaux).

Comment faire ?

Le montant du crédit d’impôt doit être reporté sur la déclaration de résultats de l’entreprise, accompagnée du formulaire n° 2069-RCI qui récapitule toutes les réductions et crédits d’impôt de l’exercice. Pour les entreprises soumises à l’impôt sur le revenu, ce montant doit aussi être mentionné sur la déclaration complémentaire des revenus n° 2042 C pro du dirigeant.

En pratique : le calcul du montant du crédit d’impôt peut être effectué au moyen de la fiche d’aide n° 2079-FCE-FC.

L’avantage fiscal est imputé sur l’impôt sur le revenu ou sur l’impôt sur les sociétés dû par l’entreprise au titre de l’année au cours de laquelle les heures de formation ont été suivies et donc les dépenses ont été engagées. Lorsque le montant de l’impôt dû est insuffisant pour imputer la totalité du crédit d’impôt, le surplus est restitué à l’entreprise.

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La sous-location d’un bail commercial

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Les conditions de validité d’une sous-location

Pour que la sous-location soit régulière, il faut qu’elle soit autorisée par le bailleur et que celui-ci ait été appelé à concourir à l’acte de sous-location.

En matière de bail commercial, la sous-location totale ou partielle du local loué est interdite, sauf stipulation contraire du bail ou accord du bailleur. Ainsi, pour être valable, la sous-location de locaux commerciaux doit satisfaire à deux conditions cumulatives :
– elle doit être préalablement autorisée par le bailleur ;
– le bailleur doit être appelé à concourir à l’acte de sous-location.

À noter : ces deux conditions doivent être remplies, non seulement lors de la conclusion de la sous-location initiale, mais aussi à l’occasion de ses éventuels renouvellements.

S’agissant de l’autorisation du bailleur, la loi n’impose pas de formalisme particulier. Le bailleur peut donc parfaitement donner son accord par écrit ou oralement. Mais pour des raisons évidentes de preuves, il est conseillé au locataire de solliciter une autorisation écrite. Cette dernière peut résulter d’une clause du bail principal ou, à défaut d’une telle clause, de l’accord donné en cours de bail par le bailleur. À cette fin, la demande doit lui être faite par huissier de justice ou par lettre recommandée avec demande d’avis de réception afin de lui donner une date certaine.

Remarque : le droit du bailleur de refuser la sous-location est totalement discrétionnaire. Il n’appartient pas aux tribunaux, en cas de refus du bailleur, d’autoriser la sous-location, ni de rechercher ou de contrôler les motifs de ce refus.

L’autorisation peut également être tacite. Dans ce cas, elle doit résulter d’une attitude claire et non équivoque du bailleur. La simple connaissance de la sous-location et le fait de l’avoir tolérée n’impliquent pas, à eux seuls, que le bailleur a donné son autorisation.

Deuxième condition, la loi impose au bailleur de concourir à l’acte de sous-location. En pratique, l’invitation qui lui est faite de concourir à l’acte doit lui être notifiée par le locataire principal par acte d’huissier de justice ou par lettre recommandée avec demande d’avis de réception. Sachant qu’il n’est pas nécessaire, pour la validité de l’opération, que le bailleur soit effectivement présent lors de la signature de l’acte.

Attention : cette formalité est requise même si le bail autorise par avance la sous-location ou si le bailleur a eu connaissance de la sous-location et l’a tolérée.

Dans les 15 jours suivant la réception de cette notification, le bailleur doit indiquer s’il entend concourir à l’acte. En cas de silence de sa part ou de refus de participer à l’acte de sous-location, le locataire principal peut passer outre et conclure l’acte de sous-location (sous réserve que le bailleur ait donné l’autorisation de sous-louer).

Le régime juridique de la sous-location

Les rapports entre le locataire principal et le sous-locataire sont, pour l’essentiel, équivalents aux rapports qui existent entre un bailleur et son locataire.

La sous-location est un contrat de bail distinct du bail principal. Toutefois, les droits du sous-locataire sont limités à ceux que détient le locataire principal. En effet, ce dernier ne peut pas consentir plus de droits qu’il n’en possède lui-même. Ainsi, le sous-locataire doit notamment respecter la destination des lieux fixée dans le bail principal et, s’il souhaite la modifier, il doit recueillir l’accord exprès du bailleur.

Comme en matière de location commerciale, la sous-location commerciale est soumise au statut des baux commerciaux dès lors que les conditions d’application en sont réunies. Le locataire principal prend donc, en quelque sorte, le rôle de bailleur vis-à-vis du sous-locataire : il doit permettre une jouissance paisible des lieux, les entretenir et les réparer au besoin. De son côté, le sous-locataire est, lui aussi, tenu d’entretenir les lieux loués. À cet égard, le locataire principal est responsable vis-à-vis du bailleur des agissements du sous-locataire qui seraient contraires au bail principal et au contrat de sous-location.

Le contrat de sous-location doit prévoir les obligations réciproques du locataire et du sous-locataire sur la répartition des charges et travaux. Le sous-locataire est également tenu au paiement d’un loyer au titre de la sous-location.

En principe, le locataire principal peut fixer le montant du loyer comme il le souhaite bien qu’en pratique le loyer est, sinon inférieur, au moins égal à ce que le locataire doit verser au bailleur. À cet égard, lorsque la sous-location est consentie pour un montant supérieur au loyer du bail principal, le bailleur bénéficie d’un droit de réajustement et peut augmenter le loyer que lui verse le locataire principal.

S’agissant de la durée, il n’est pas nécessaire que la durée du bail principal et celle de la sous-location coïncident. Une sous-location peut donc être conclue pour une durée inférieure à celle du bail principal. Toutefois, le locataire ne peut évidemment consentir une sous-location pour une durée supérieure à la durée du bail principal. Si tel était néanmoins le cas, la sous-location prendrait alors fin en même temps que le bail principal lorsque celui-ci serait résilié ou ne serait pas renouvelé.

Le droit du sous-locataire au renouvellement de son bail

Le sous-locataire a droit au renouvellement de son bail.

Le sous-locataire doit normalement demander le renouvellement de son bail au locataire principal. Ce qui n’est pas possible en cas de sous-location de la totalité des lieux loués. En effet, le locataire principal perd son droit au renouvellement du bail lorsqu’il a consenti une sous-location totale des locaux. Car le droit au renouvellement ne peut être invoqué que par le propriétaire du fonds de commerce exploité dans les locaux loués. Et dans le cas d’une sous-location totale, c’est le sous-locataire qui est devenu le propriétaire du fonds.

À noter : en cas de sous-location partielle, le locataire peut, en principe, demander le renouvellement du bail pour la seule partie des locaux dans lesquels il exploite son fonds. De même, en cas de refus de renouvellement, il n’a droit à une indemnité d’éviction que pour cette seule partie.

De plus, le sous-locataire ne peut invoquer un droit de renouvellement auprès du locataire principal que dans la limite des droits de ce dernier. Ainsi, le locataire principal peut refuser de renouveler la sous-location lorsqu’il a lui-même renoncé au renouvellement de son bail principal, et ce sans avoir à payer d’indemnité d’éviction, ni de dommages-intérêts au sous-locataire.

De même, le locataire principal ne peut pas être condamné à verser au sous-locataire une indemnité d’éviction destinée à compenser le préjudice subi du fait d’un refus de renouvellement du sous-bail dès lors que, suite au congé qui lui a été notifié par le bailleur, il n’a plus lui-même de bail et n’a donc plus la qualité pour offrir ou refuser le renouvellement.

À l’inverse, si le bail principal est renouvelé, le sous-locataire a droit au renouvellement. Si le locataire principal refuse le renouvellement, il doit payer une indemnité d’éviction au sous-locataire.

En cas de renouvellement, la durée de la sous-location renouvelée dépend de la durée du bail principal restant à courir, le sous-locataire ayant droit au renouvellement seulement pour la durée du bail principal.

Sachant que le sous-locataire a la possibilité, lorsque son bail est expiré et que le bail principal l’est également et qu’il n’est renouvelé ou a été résilié, de demander le renouvellement directement auprès du bailleur. Pour cela, trois conditions doivent être remplies :
– le bail principal est expiré ;
– le bailleur a expressément ou tacitement autorisé la sous-location ;
– si la sous-location est partielle, les lieux sont matériellement divisibles de ceux occupés par le locataire principal.

Conséquences d’une sous-location irrégulière

En cas de sous-location consentie sans l’autorisation ni le concours du bailleur, celui-ci peut résilier ou refuser de renouveler le bail principal.

À défaut d’accord du bailleur, il est en principe interdit au locataire de consentir une sous-location commerciale. Une sous-location consentie sans l’accord du bailleur ou sans qu’il ait été appelé à concourir à l’acte est irrégulière. Ce dernier peut alors résilier le bail qu’il a signé avec le locataire principal, soit par une demande faite auprès d’un juge, soit en se prévalant de l’éventuelle clause résolutoire prévue au contrat. Le bailleur peut également refuser de renouveler le bail principal sans avoir à verser d’indemnité d’éviction au locataire.

Toutefois, la sous-location n’est pas nulle et continue de produire ses effets entre le sous-locataire et le locataire principal (tant que le contrat de bail n’a pas été résilié). Mais le sous-locataire peut demander la résiliation de la sous-location si le locataire principal ne peut lui garantir le respect de ses droits par le bailleur. Et s’il est évincé suite à la résiliation du bail principal, il peut demander des indemnités au locataire principal.

Remarque : l’irrégularité de la sous-location est inopposable au bailleur. En effet, étant un tiers au contrat de sous-location, le bailleur ne peut pas en demander la résiliation, ni même l’expulsion du sous-locataire. S’il veut expulser le sous-locataire, le bailleur doit d’abord résilier le bail principal, ce qui aura pour effet d’éteindre les droits du sous-locataire.

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Le renforcement de la protection contre les cyberattaques

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L’invasion de l’Ukraine par la Russie s’est accompagnée d’une hausse des cyberattaques visant les entreprises occidentales. Raison pour laquelle l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (Anssi) incite les entreprises à mettre en œuvre 5 mesures cyber-préventives prioritaires. Des mesures qu’il convient d’adopter rapidement et d’inscrire dans une démarche de « cybersécurité globale et de long terme », insiste l’Anssi.

1. Renforcer les procédures d’authentification

Afin de réduire le risque d’intrusion, l’accès au système d’information de l’entreprise doit être renforcé. À cet effet, l’Anssi préconise la mise en place d’un dispositif d’authentification multifacteur. Pour accéder au réseau, on combinera ainsi plusieurs facteurs d’identification, par exemple, un mot de passe robuste et un code reçu par SMS ou via une application dédiée. Généralement, ce code aura une durée de vie limitée à quelques minutes.

Dans cette configuration, le fait qu’un seul des facteurs utilisés soit connu d’un hacker ne lui permettra pas d’accéder au réseau ou au compte protégé. Ce dispositif de sécurité a été imposé à tous les établissements bancaires en 2019. L’Anssi recommande sa mise en place pour « les comptes particulièrement exposés, notamment ceux des administrateurs qui ont accès à l’ensemble des ressources critiques du système d’information et ceux des personnes exposées de l’entité (personnel de direction, cadres dirigeants, etc.) ».

Pour ceux qui souhaitent en savoir plus, l’Anssi propose sur son site un guide dédié à l’authentification multifactorielle et à la gestion des mots de passe. Un document de 52 pages qui permet d’appréhender les enjeux et les conditions de mise en place et de gestion de ce type de dispositif.

2. Accroître la surveillance du réseau

Le temps de réaction est crucial en cas de cyberattaque. Plus rapide sera la réaction, moindres seront les dégâts. Mettre en place une surveillance quotidienne et globale du réseau est donc fortement conseillé afin d’être en capacité d’identifier sans retard une éventuelle compromission et de la traiter. Lorsqu’une surveillance globale n’est pas possible, l’Anssi propose une « centralisation des journaux des points les plus sensibles du système d’information. On peut lister, à titre d’exemple, les points d’entrée VPN, les bureaux virtuels, les contrôleurs de domaine, ou encore les hyperviseurs ».

Rehausser le niveau de vigilance, revient également, selon l’Anssi à systématiquement « inspecter » toutes les connexions anormales sur les contrôleurs de domaine et toutes les alertes apparaissant sur les solutions antivirus et EDR (Endpoint Detection and Response).

3. Ne pas oublier les sauvegardes

« Des sauvegardes régulières de l’ensemble des données, y compris celles présentes sur les serveurs de fichiers, d’infrastructures et d’applications métier critiques, doivent être réalisées », insiste l’Anssi. En rappelant que ces sauvegardes doivent être déconnectées du réseau pour ne pas être exposées en cas d’attaque du système informatique.

Attention, quelquefois des erreurs se produisent lors des opérations de sauvegarde réduisant ou anéantissant la possibilité de les restaurer (corruption des données lors du transfert ou de la compression, problème sur le support de stockage…). Aussi, les sauvegardes doivent être restaurées régulièrement afin de s’assurer que le dispositif utilisé par l’entreprise est fiable et qu’il remplira bien son rôle lorsqu’une restauration sera nécessaire suite à une cyberattaque.

4. Identifier les services critiques

Compte tenu de l’urgence, il faut prioriser les actions. À cette fin, l’Anssi conseille de réaliser un inventaire des services numériques de l’entreprise et de les classer en fonction de leur caractère critique. La protection des plus sensibles devant être renforcée en priorité. Par plus sensible, l’Anssi entend les services numériques dont le dysfonctionnement pourrait nuire à la continuité d’activité de l’entreprise. Dans ce cadre, « les dépendances vis-à-vis de prestataires doivent également être identifiées », insiste l’Anssi.

5. Préparer la gestion de crise

Une cyberattaque peut atteindre, plus ou moins fortement, le fonctionnement de l’entreprise. Il convient donc de se préparer à travailler en mode dégradé (applications hors d’usage, messagerie coupée, fournisseurs hors jeu…) « et dans certains cas, cela signifie revenir au papier et au crayon », précise l’Anssi.

Une cellule de crise doit ainsi être constituée et se tenir prête à mettre en œuvre différents scénarios d’urgence. L’objectif de cette cellule est de veiller à l’application d’un plan de continuité d’activité (PCA) et/ou de reprise informatique (PRI). Un plan élaboré pour permettre à l’entreprise, de continuer à fonctionner même en mode dégradé et à mettre en œuvre, le plus vite et le plus efficacement possible, les actions qui lui permettront de renouer avec une situation normale.

Un guide baptisé « Crise d’origine cyber, les clés d’une gestion opérationnelle et stratégique » élaboré par l’Anssi et le Club des directeurs de sécurité et de sûreté des entreprises (CDSE) est librement téléchargeable sur le site de l’Anssi. Sur 80 pages, il revient sur les pratiques à mettre en place par les entreprises (PME-ETI) pour se préparer à affronter une crise cyber et pour bien réagir.

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Fonds en euros : bilan 2021 et stratégie 2022

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Les performances 2021 des différents fonds en euros ont été dévoilées. Et force est de constater que malgré la crise sanitaire et les taux d’intérêts négatifs, ces fonds, sans faire de miracles, ont plutôt bien résisté. Ils devraient ainsi rapporter 1,1 % en moyenne. Un rendement faible mais qui correspond peu ou prou à celui servi en 2020 (1,3 %). Face à ce repli des rendements, la question se pose de savoir si et dans quelle proportion il convient de conserver ces actifs au sein de son contrat et vers quels autres actifs se tourner pour dynamiser ses performances.

Un rendement en baisse

Les établissements bancaires et les compagnies d’assurance qui proposent des fonds en euros mettent en avant leur principal avantage, à savoir la garantie du capital. En effet, au terme du contrat, ils sont tenus de rembourser l’épargnant d’une somme égale au montant des versements qu’il a effectués, augmentée des intérêts et après déduction des différents frais (de gestion, de sortie…). Pour être en mesure d’assurer cette garantie, les assureurs investissent majoritairement les primes des contrats dans des placements dits sans risques, comme les obligations, des titres de créances émis généralement par les sociétés et les États pour emprunter sur les marchés. L’épargnant reçoit en contrepartie un intérêt annuel (le coupon) avant d’être remboursé au terme de l’emprunt.

L’ensemble des obligations ayant subi la baisse prolongée des taux d’intérêt, leur rémunération n’est plus assez élevée pour permettre aux fonds en euros d’offrir des performances intéressantes. L’OAT 10 ans, qui est l’indice de référence du marché, reste sous la barre de 1 % depuis quelques années. Toutefois, malgré cette baisse de rendement, une assurance-vie investie en fonds en euros demeure une formule de placement intéressante pour les épargnants dont l’aversion au risque est importante et qui souhaitent pouvoir mobiliser leur épargne à tout moment.

Intégrer des unités de compte à son contrat

En dépit de cette baisse de rendement, il n’est pas question de bannir totalement les fonds en euros de son assurance-vie mais plutôt d’envisager de revoir sa stratégie d’investissement en ajoutant une dose d’unités de compte au sein de son contrat. Rappelons que les unités de compte (UC) désignent les supports d’investissement (autres que les fonds en euros) qui composent les contrats d’assurance-vie multi-support. Concrètement, l’épargnant qui investit dans des UC acquiert des parts de produits financiers placés en Bourse.

Contrairement à certaines idées reçues, les unités de compte ne sont pas exclusivement tournées vers les actions. En réalité, il est possible d’accéder à un panel d’investissements. Les UC pouvant, par exemple, comprendre des obligations, des actifs monétaires, des fonds flexibles ou encore de l’immobilier. Cette diversité peut être également géographique (Europe, États-Unis…) ou sectorielle (industrie, santé, énergie, télécommunication…). Mais attention, la recherche de performance suppose une prise de risque. En effet, les unités de compte n’offrent pas, comme les fonds en euros, une garantie en capital. Ainsi, en cas de dégradation des marchés, leur valeur peut fortement diminuer. C’est la raison pour laquelle il convient de les conserver sur une longue période afin de lisser les risques dans le temps.

Quelles unités de compte choisir ?

L’offre en matière d’unités de compte est très étendue. Et grâce à cette diversité, chaque épargnant peut sélectionner des supports d’investissement qui vont répondre à ses objectifs et au niveau de risques qu’il souhaite ne pas dépasser. Voici quelques exemples d’unités de compte qui ont tenu leurs promesses et ont performé ces dernières années.

Commençons par les fonds patrimoniaux. Il s’agit d’enveloppes qui ont pour objectif de capter les hausses de marchés tout en limitant au maximum l’impact des baisses. Une méthode permettant ainsi de dégager de la performance sur un horizon de temps raisonnable (3 à 5 ans minimum) tout en protégeant le capital investi par l’épargnant. Pour parvenir à ces objectifs, les gérants de ces fonds n’hésitent pas à adapter régulièrement leur composition pour tenir compte de l’évolution des marchés. Ils peuvent ainsi recourir à différentes classes d’actifs comme les actions, les obligations, les devises ou encore les matières premières. De la même manière, les gérants peuvent également « ouvrir » leurs fonds à différents secteurs d’activité, tailles d’entreprise ou encore zones géographiques. Une diversification des actifs destinée à faire baisser la volatilité du portefeuille.

Autre famille d’unités de compte qui a tenu ses promesses l’année dernière : les fonds en immobilier (OPCI, SCPI…). Ces derniers permettent d’investir dans l’immobilier professionnel (bureaux, commerces…) et de percevoir des revenus réguliers. Le marché de l’immobilier du secteur tertiaire résiste plutôt bien et offre donc un rendement convenable grâce à la sécurité des loyers et à leur indexation sur l’inflation. En 2021, le rendement moyen des UC placées dans des parts de SCPI a atteint un peu plus de 4 %. Il n’est pas inintéressant non plus de se pencher sur les fonds thématiques. Des fonds qui investissent dans des sociétés développant leur activité dans des filières à fort potentiel (la santé, l’intelligence artificielle, l’accès à l’eau…) mais qui nécessitent un investissement important, à moyen ou long terme, afin de pouvoir générer des résultats durables. On pense, par exemple, aux sommes investies dans la thématique environnementale. Des sommes qui sont employées pour financer des projets de réduction des émissions de gaz à effet de serre ou d’adaptation au changement climatique.

À noter : par manque de temps ou de connaissances, il peut parfois être difficile de composer et de gérer soi-même un contrat d’assurance-vie. C’est la raison pour laquelle certains établissements proposent aux épargnants un service de gestion profilée. Concrètement, l’assureur définit plusieurs profils d’allocation d’actifs établis en fonction de différents niveaux de risques. Libre alors à l’investisseur de choisir celui qui correspond le mieux à ses attentes. Une fois la formule choisie, la compagnie d’assurance se charge de répartir les capitaux entre les différents supports d’investissement. Généralement, trois profils de risques sont proposés : prudent, équilibré et dynamique.

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La responsabilité du dirigeant associatif

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Une responsabilité civile

Le dirigeant doit indemniser l’association et les tiers à qui ils causent un préjudice.

Envers l’association

Le dirigeant associatif qui commet une faute dans l’exécution de ses fonctions peut voir sa responsabilité civile engagée devant les tribunaux dès lors que cette faute entraîne un préjudice pour l’association. Sachant que le comportement d’un dirigeant qui œuvre à titre bénévole est jugé moins sévèrement.

La faute du dirigeant peut consister dans la violation des obligations qui lui sont imposées par les statuts ou les textes légaux ou réglementaires ou découler du non-respect de son obligation générale de gestion prudente et diligente. Ainsi, un trésorier ayant effectué des placements risqués avec les fonds de l’association a été condamné, par les tribunaux, à lui rembourser 110 000 € pour combler l’importante perte en capital qu’elle avait subie.

De même, le président d’une association sportive qui n’avait pas vérifié si les obligations légales liées à l’embauche d’un entraîneur avaient été respectées a dû verser près de 5 000 € de dommages et intérêts à l’association. En effet, le salarié n’avait pas été affilié à une caisse de retraite complémentaire et, à la suite de son décès, l’association avait été condamnée à indemniser sa veuve qui n’avait pu obtenir de pension de réversion.

Envers les tiers

En principe, c’est l’association qui est responsable des fautes que ses dirigeants commettent dans l’exercice de leurs fonctions à l’égard des tiers.

Mais la responsabilité personnelle du dirigeant envers les personnes autres que l’association (adhérents, bénévoles, personnes extérieures à l’association…) peut être retenue si ce dernier commet intentionnellement une « faute détachable de ses fonctions », soit une faute d’une particulière gravité incompatible avec l’exercice normal de ses fonctions sociales. Tel est le cas du dirigeant d’une association qui ne souscrit pas les assurances obligatoires pour l’activité de celle-ci, qui refuse de payer les redevances dues à la Sacem ou qui transfère des fonds, sans justification ni autorisation, afin de favoriser une autre association dans laquelle il a des intérêts.

Une responsabilité financière

Le dirigeant peut devoir payer certaines dettes sur son patrimoine personnel.

Lorsqu’une association est placée en liquidation judiciaire, son dirigeant, qu’il soit rémunéré ou bénévole, peut devoir payer ses dettes (auprès de l’Urssaf ou de la Mutualité sociale agricole, du Trésor public, des fournisseurs…) sur ses deniers personnels si les juges estiment qu’il a commis une faute de gestion ayant contribué à l’insuffisance d’actif de l’association. Ainsi, a été condamné à rembourser plusieurs dizaines de milliers d’euros le président d’une association qui n’avait pas déclaré la cessation des paiements dans le délai légal et avait poursuivi pendant plusieurs mois une activité déficitaire.

Cependant, la récente loi en faveur de l’engagement associatif a allégé la responsabilité financière du dirigeant en cas de liquidation judiciaire de l’association. Ainsi, lorsque cette procédure concerne une association non assujettie à l’impôt sur les sociétés, le tribunal doit apprécier l’existence d’une faute de gestion commise par le dirigeant associatif « au regard de sa qualité de bénévole ».

De plus, la responsabilité du dirigeant associatif ne peut pas être engagée lorsqu’il a commis une « simple négligence » dans la gestion de l’association. Autrement dit, dans cette hypothèse, il ne peut pas être condamné à combler le passif sur son patrimoine personnel.

À noter : le dirigeant d’une association peut être condamné à payer sur son patrimoine personnel les dettes fiscales de cette dernière si ses manœuvres frauduleuses ou son inobservation grave et répétée des obligations fiscales ont rendu impossible le recouvrement des impôts dus par l’association. Par ailleurs, le dirigeant d’une association qui gère des fonds publics répond de sa gestion devant la Cour de discipline budgétaire et financière et risque une amende en cas de faute (règlement de dépenses non conformes à l’objet de l’association, détournement de fonds à son profit personnel par de fausses factures…).

Une responsabilité pénale

Le dirigeant répond de ses infractions devant les juridictions pénales.

Le dirigeant associatif qui commet une infraction dans le cadre de ses fonctions peut être amené à répondre de ses actes devant la justice pénale et être condamné, par exemple, à une amende, à une peine d’emprisonnement (avec ou sans sursis) ou à une privation de droits (interdiction, pendant 5 ans maximum, d’émettre des chèques ou de gérer une entreprise…).

À savoir : le dirigeant qui, compte tenu de l’importance de l’association, n’est pas à même de gérer l’ensemble de ses activités, peut déléguer une partie de ses pouvoirs à une personne qui doit être dotée de la compétence, de l’autorité et des moyens nécessaires à leur exercice. Le délégataire est juridiquement habilité à prendre, à la place du délégant, des décisions qui entrent dans le champ d’application de la délégation. Le dirigeant bénéficie alors d’une exonération de sa responsabilité pénale pour les infractions relevant du domaine de compétences délégué.

Un non-respect de la règlementation

Une infraction pénale peut être constituée en cas de non-respect des lois et règlements imposant certaines obligations aux associations. Ainsi en est-il de l’absence de déclaration d’une modification des statuts (1 500 € d’amende) ou du défaut d’établissement ou de publication des comptes annuels dans les associations qui reçoivent annuellement plus de 153 000 € de subventions en numéraire ou de dons ouvrant droit à la réduction d’impôt (amende de 9 000 €).

Engage aussi la responsabilité pénale du dirigeant la violation des lois et règlements en lien avec l’activité de l’association (hébergement de personnes âgées, activité sportive, colonies de vacances…), du droit du travail (non-respect des règles d’hygiène et de sécurité, harcèlement moral ou sexuel…).

De même pour le dirigeant qui utilise l’association pour s’enrichir illégalement (vol, détournement de fonds, escroquerie…).

Une faute d’imprudence

Le dirigeant qui n’a pas causé directement le dommage mais qui a créé ou contribué à créer la situation ayant permis sa réalisation ou qui n’a pas pris les mesures permettant de l’éviter est également responsable pénalement s’il est établi qu’il a soit violé de façon manifestement délibérée une obligation particulière de prudence ou de sécurité prévue par la loi ou le règlement, soit commis une faute caractérisée et qui exposait autrui à un risque d’une particulière gravité qu’il ne pouvait ignorer.

Ainsi, sur cette base, le président d’une association de chasse a été condamné pour homicide involontaire à un mois d’emprisonnement avec sursis et au retrait du permis de chasser avec interdiction de solliciter un nouveau permis pendant 1 an. En effet, lors d’une battue, un chasseur avait été mortellement blessé par le tir d’un autre participant. Pour les juges, le dirigeant avait commis une faute en omettant de rappeler les consignes de la battue alors qu’il ne pouvait pas ignorer que, dans le cadre d’une chasse aux chevreuils « pour laquelle les munitions sont constituées par des balles à fort pouvoir de pénétration, sa carence exposait les participants à un risque d’une particulière gravité ».

À l’inverse, les juges ont refusé de condamner le dirigeant d’un centre de plein air qui était poursuivi pour homicide involontaire suite au décès de 11 personnes dans une avalanche lors d’une randonnée en raquettes. En effet, ce dernier avait fourni au groupe un encadrement professionnel et des moyens matériels suffisants au regard des usages en vigueur lors des randonnées en raquettes à neige et avait demandé à l’accompagnateur de montagne, spécialiste de cette activité, de reconnaître préalablement le parcours.

Important : la responsabilité civile et financière du dirigeant peut être couverte par une assurance contractée par l’association. Aucune assurance ne peut, en revanche, être contractée pour atténuer la responsabilité pénale ou fiscale du dirigeant.

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Société agricole : quels liens avec le foncier ?

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Biens dont les associés sont propriétaires

Plusieus possibilités sont à la disposition d’un exploitant agricole pour établir un lien juridique entre les biens fonciers qu’il possède et la société à laquelle il adhère ou qu’il constitue. Il peut, en particulier, soit lui faire un apport, soit lui consentir un bail.

L’apport du foncier

Première formule possible : l’agriculteur qui intègre une société peut lui transmettre les terres et/ou les bâtiments qu’il possède en lui consentant un apport en propriété. La société devient alors propriétaire du bien et peut donc en user à sa guise sans avoir à rendre de comptes à l’associé apporteur. Et l’opération présente d’autres avantages. Ainsi, s’agissant des bâtiments, la société pourra continuer à les amortir ; en revanche, elle devra supporter le coût des travaux d’entretien. Quant à la propriété des terres, elle permettra à la société de devenir également propriétaire, par voie d’accession, des éventuelles constructions qui y seront érigées par la suite.

De son côté, en contrepartie de son apport, l’associé reçoit des parts sociales à hauteur de la valeur des biens considérés. Ce qui pose d’ailleurs la délicate question de leur évaluation…

D’un point de vue fiscal, l’apport en propriété donne lieu au versement par la société de droits d’enregistrement et peut faire naître une imposition au titre des plus-values à la charge de l’associé.

Autre inconvénient, et non des moindres, l’opération est susceptible d’être soumise au droit de préemption de la Safer. Si cette dernière décide de faire usage de cette prérogative, la société sera alors privée d’un bien qu’elle espérait exploiter et l’agriculteur verra son projet d’adhésion à la société anéanti.

À noter : plutôt que la propriété, l’associé peut préférer n’apporter à la société que la simple jouissance des terres dont il est propriétaire. Ce qui permet à cette dernière de pouvoir les exploiter pendant la durée prévue et à l’associé apporteur d’en demeurer propriétaire. Avantage de l’opération : elle échappe (en principe) au statut du fermage. Inconvénient : ce droit d’usage ne peut être concédé que pour une durée limitée.

La conclusion d’un bail rural

Plutôt qu’un apport, l’associé peut transférer à la société le droit d’exploiter ses terres. Un transfert qui, s’il peut être réalisé à titre gratuit, intervient, dans la très grande majorité des cas, à titre onéreux. Il s’agit alors ni plus ni moins que d’un bail rural, en principe soumis au statut du fermage. Intérêt d’un tel bail pour la société : elle a l’assurance de pouvoir jouir du bien loué pendant au moins 9 ans. En outre, elle bénéficie d’un droit au renouvellement et d’un droit de préemption. Plus généralement, elle peut exercer toutes les prérogatives inhérentes à sa qualité de locataire : changement de mode de culture, réalisation d’améliorations foncières et culturales, etc… Et en fin de bail, elle aura droit, le cas échéant, à une indemnité au titre des améliorations qu’elle aura apportées au fonds loué. En contrepartie, la société a l’obligation de cultiver et d’entretenir les parcelles, de procéder aux réparations des bâtiments et, bien entendu, de payer le fermage à l’associé bailleur.

De son côté, ce dernier est tenu aux obligations qui incombent à tout bailleur (effectuer les grosses réparations, acquitter les impôts fonciers…). Et attention, s’il se retire de la société (hormis s’il exerce son droit de reprise), il ne retrouvera pas la jouissance de ses terres, sauf accord des associés. Car le bail continuera au profit de la société.

Bon à savoir : la loi autorise la conclusion d’un bail qui n’est pas soumis au statut du fermage à condition que l’associé « participe effectivement » à l’exploitation des biens loués au sein de la société. Une formule souvent utilisée dans le cadre d’un GAEC, société dans laquelle tous les associés sont exploitants, et qui permet à l’associé bailleur d’échapper aux contraintes du bail statutaire.

À noter : l’exploitant peut aussi mettre gratuitement les terres qu’il possède à la disposition de la société. On parle alors de « prêt à usage ». Le contrat doit indiquer l’usage pour lequel le bien est prêté et le moment auquel il devra être restitué à son propriétaire. Toutefois, en pratique, cette formule est peu utilisée, l’associé n’en retirant aucun avantage tout en demeurant tenu au paiement des charges foncières.

Biens dont les associés sont locataires

Lorsqu’ils sont locataires, les associés ne peuvent transmettre à la société qu’un simple droit de jouissance. Là aussi, plusieurs formules sont possibles, les associés pouvant céder leur bail à la société, ou bien lui consentir une simple mise à disposition.

La cession du bail

Un exploitant locataire a la faculté de céder son bail à une société civile d’exploitation agricole (SCEA, EARL) ou à un groupement d’exploitants (GAEC) ou de propriétaires (GFA). Mais attention, cette opération ne peut être effectuée qu’avec l’accord préalable du propriétaire. À défaut, la cession du bail est impossible et l’associé n’a alors d’autre choix que de recourir à un autre procédé.

Attention : la cession du bail rural à une société ne peut être opérée qu’avec « l’agrément personnel » du bailleur. Toute possibilité de demander au juge l’autorisation de procéder à la cession du bail en cas de refus du bailleur est donc exclue. En pratique, il est nécessaire que ce dernier intervienne à l’acte constatant la cession du bail. Toutefois, les tribunaux admettent parfois un accord tacite du bailleur pouvant résulter, par exemple, de son comportement.

L’apport entraîne le transfert du bail au profit de la société, celle-ci devenant donc locataire en lieu et place de l’associé cédant, avec toutes les conséquences qui en résultent (droits et obligations découlant du statut du fermage). Ce dernier n’est donc plus tenu aux obligations du bail, sauf si une clause de solidarité est prévue, dans l’acte d’apport, entre lui et la société. Le bail étant dépourvu de valeur patrimoniale, l’associé ne peut recevoir de parts sociales, ni aucune rémunération en contrepartie de la cession. En revanche, les améliorations (ouvrages, constructions, plantations) qu’il a réalisées sur le fonds et qu’il apporte à la société donnent lieu, quant à elles, à l’attribution de parts sociales. La société devenant alors créancière du bailleur au titre de l’indemnité due en fin de bail pour ces améliorations.

La mise à disposition des biens loués

Très souvent, les associés locataires préfèrent mettre les biens loués à la disposition de la société plutôt que de lui apporter leur bail. Dans ce cas de figure, la société ne devient pas locataire, l’associé demeurant seul titulaire du bail. Elle est simplement autorisée, en vertu d’une convention conclue avec le fermier, à mettre en valeur les terres dont ce dernier détient la jouissance en vertu de son bail.

Différence majeure avec la cession du bail, la mise à disposition − à condition qu’elle s’opère au profit d’une société « à objet principalement agricole » détenue majoritairement par des personnes physiques − ne requiert pas l’accord, mais une simple information du bailleur dans les deux mois qui suivent sa réalisation. Autrement dit, la réalisation de l’opération n’est pas subordonnée ici au bon vouloir du propriétaire.

La convention de mise à disposition doit préciser les droits et obligations de l’associé locataire et de la société. À ce titre, l’associé locataire a l’obligation de participer de manière effective, au sein de la société, à l’exploitation des biens mis à disposition. Mention de la durée pendant laquelle la société peut exploiter le fonds doit en particulier être faite, cette durée ne pouvant excéder celle du bail principal. Comme l’apport du droit au bail, la mise à disposition ne saurait donner lieu à l’attribution de parts sociales.

Précision : en cas de mise à disposition, la société et les coassociés, bien que non titulaires du bail, sont tenus, indéfiniment et solidairement avec l’associé locataire, des clauses du bail, et notamment du paiement du fermage. Il peut d’ailleurs être prévu que la société rembourse à l’associé locataire les sommes qu’il verse au propriétaire.

Simple et peu formaliste, la mise à disposition présente l’inconvénient majeur de mettre la société dans une situation peu confortable dans la mesure où le lien avec le foncier est très ténu. En effet, elle n’a pas la qualité de locataire et est très dépendante du sort du bail principal…

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Comment organiser les congés de vos salariés ?

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Comment les droits à congés payés sont-ils calculés ?

Chaque salarié acquiert 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif.

Ouverture des droits à congés payés

Les droits à congés payés des salariés sont acquis pendant une période, dite « de référence », fixée, par le Code du travail, du 1er juin au 31 mai de l’année suivante. Ainsi, c’est au 31 mai 2022 (pour la période de référence s’étendant du 1er juin 2021 au 31 mai 2022) que vous pourrez calculer définitivement le nombre de jours de congés payés acquis par vos salariés.

Toutefois, un accord d’entreprise (ou d’établissement) ou, à défaut, votre convention collective peut prévoir une période de référence différente, par exemple, du 1er janvier au 31 décembre, soit du 1er janvier au 31 décembre 2021 pour les congés à prendre en 2022. Par ailleurs, si votre entreprise est affiliée à une caisse de congés payés (secteur du bâtiment et des travaux publics, du spectacle…), la période de référence applicable s’étend obligatoirement du 1er avril au 31 mars, soit du 1er avril 2021 au 31 mars 2022.

Nombre de jours acquis

Pendant cette période de référence, chaque salarié acquiert 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif. Et ce, quelles que soient sa durée de travail (temps partiel ou temps complet), la nature de son contrat de travail (à durée déterminée ou indéterminée) et son ancienneté dans l’entreprise.

Ainsi, un salarié qui travaille du 1er juin 2021 au 31 mai 2022 obtient l’équivalent de 5 semaines de congés, soit 30 jours ouvrables. Sachant qu’un accord d’entreprise (ou d’établissement) ou, en l’absence d’un tel accord, votre convention collective peut prévoir des jours de congés payés supplémentaires, par exemple, pour valoriser l’ancienneté.

À noter : les jours ouvrables sont tous les jours de la semaine, hormis le jour de repos hebdomadaire (généralement le dimanche) et les jours fériés légaux non travaillés dans l’entreprise. L’employeur peut comptabiliser les congés payés en jours ouvrés, ce qui correspond aux jours travaillés dans l’entreprise (généralement du lundi au vendredi). Dans ce cas, les salariés acquièrent 25 jours ouvrés de congés payés par an.

Pour des raisons de simplicité, un mois de travail effectif correspond à 4 semaines. Aussi, les absences de courte durée du salarié n’ont pas d’effet sur l’acquisition de ses congés payés.

Assimilation au temps de travail

Le Code du travail et les tribunaux assimilent certaines absences à du temps de travail effectif. Celles-ci doivent donc être prises en compte dans le calcul des congés payés du salarié. Il en est ainsi notamment des congés d’adoption, de maternité, de paternité et d’accueil de l’enfant, de nombreux congés de formation (congé de validation des acquis de l’expérience, par exemple), des congés payés de l’année précédente, des absences consécutives à un accident du travail, un accident de trajet ou une maladie professionnelle ou encore des heures non travaillées par les salariés placés en activité partielle. En revanche, les juges estiment que les arrêts de travail causés par des accidents ou des maladies non professionnels ne constituent pas du temps de travail effectif et ne donnent pas droit à congés payés (sauf dispositions conventionnelles plus favorables).

Pécision : la période d’essai du salarié et le préavis qui précède la rupture de son contrat de travail (sauf si le salarié a demandé à être dispensé d’effectuer ce préavis) sont également pris en considération dans le calcul de ses congés payés.

Quand les congés payés sont-ils pris ?

Les salariés doivent obligatoirement bénéficier de leur congé principal entre le 1er mai et le 31 octobre.

Période de prise des congés

Sauf si elle est déterminée par un accord d’entreprise (ou d’établissement) ou, à défaut, par votre convention collective, il vous revient de fixer la période au cours de laquelle les congés d’été (le congé principal) seront pris, après avoir consulté, le cas échéant, votre comité social et économique (CSE). Sachant que, dans tous les cas, cette période doit au moins s’étendre du 1er mai au 31 octobre, soit pour les prochains congés payés de vos salariés, du 1er mai au 31 octobre 2022. Et vos salariés doivent être informés de la période de prise des congés au moins 2 mois avant son ouverture.

À savoir : vous pouvez faire le choix de fermer votre entreprise pendant une partie de l’été et, en conséquence, imposer à vos salariés de prendre leurs congés payés à ce moment-là. Dans ce cas, vous devez prendre soin de consulter préalablement votre CSE.

Les salariés bénéficient d’un congé principal qui, en principe, ne peut excéder 24 jours ouvrables consécutifs (soit 4 semaines consécutives). Ce qui impose donc, en pratique, de séparer ce congé principal des 6 jours ouvrables restants qui constituent la fameuse 5e semaine de congés payés.

Et soyez vigilant, car vos salariés devront avoir pris l’ensemble de leurs congés payés au plus tard le 30 avril 2023 (avec, toutefois, une tolérance jusqu’au 31 mai 2023 prévue par certaines conventions collectives ou par des usages).

Exception : un salarié peut, avec votre accord, renoncer à des jours de congés payés afin d’en faire don à un autre salarié qui assume la charge d’un enfant gravement malade ou à un salarié proche aidant. Ce don est toutefois limité aux jours qui composent la 5e semaine de congés payés.

Fractionnement du congé

Pour des raisons pratiques, vous pouvez, avec l’accord de votre salarié, fractionner son congé principal de 24 jours ouvrables. Mais sans pouvoir le réduire à moins de 12 jours ouvrables consécutifs.

Précision : l’accord du salarié n’est pas requis lorsque le congé coïncide avec la fermeture de l’entreprise.

Ce congé d’au moins 12 jours ouvrables doit être attribué entre le 1er mai et le 31 octobre 2022. Quant aux jours restants du congé principal, ils peuvent être accordés, en une ou plusieurs fois, en dehors de cette période. Le salarié a alors droit à des congés supplémentaires (dits « jours de fractionnement ») :
– 1 jour ouvrable pour 3, 4 ou 5 jours du congé principal pris entre le 1er novembre 2022 et le 30 avril 2023 ;

– 2 jours ouvrables pour 6 jours ou plus du congé principal pris durant cette période.

Important : là encore, un accord d’entreprise (ou d’établissement) ou, en l’absence d’un tel accord, votre convention collective peut fixer la période durant laquelle le congé d’au moins 12 jours ouvrables est attribué ainsi que les règles liées aux jours de fractionnement.

Calendrier des départs en congé

L’ordre des départs en congé est fixé, en priorité, par un accord d’entreprise (ou d’établissement) ou, à défaut, par votre convention collective. Si ce n’est pas le cas, vous devez, après avis de votre CSE, établir le planning des congés de vos salariés en fonction de leur situation familiale, de leur ancienneté dans l’entreprise et de leurs activités éventuelles auprès d’autres employeurs.

À noter : lorsque 2 de vos salariés sont mariés ou pacsés ensemble, ils ont droit à un congé simultané.

Vos salariés doivent être informés, par affichage, courrier ou note de service de l’ordre des départs en congé au moins un mois à l’avance. Et, sauf accord de vos salariés ou circonstances exceptionnelles (remplacement d’un salarié brusquement décédé, par exemple), vous ne pouvez modifier ces dates moins d’un mois avant le départ en congés de vos employés (un délai différent pouvant être fixé par un accord d’entreprise ou votre convention collective).

Comment les salariés sont-ils rémunérés ?

L’indemnité de congés payés réglée au salarié est égale à 1/10e de sa rémunération sans pouvoir être inférieure au montant du salaire qu’il aurait perçu s’il avait travaillé.

Le calcul de l’indemnité due aux salariés pendant leurs congés payés peut s’effectuer selon deux modalités. Étant précisé que vous devez appliquer pour chaque salarié celle qui lui est la plus favorable.

À noter : si vous adhérez à une caisse de congés payés, il appartient à celle-ci de verser l’indemnité de congés payés à vos salariés.

Ainsi, l’indemnité versée peut être égale soit à 1/10e de sa rémunération brute totale perçue au cours de la période de référence (généralement du 1er juin 2021 au 31 mai 2022), soit au montant de la rémunération que le salarié aurait perçue s’il avait continué à travailler (règle dite du « maintien de salaire »). La première modalité sera privilégiée notamment pour un salarié ayant récemment subi une baisse de rémunération (en raison de son passage à temps partiel, par exemple).

Quant aux jours de congés payés acquis, mais non pris par les salariés à la date de la rupture de leur contrat de travail, ils doivent donner lieu à une indemnité compensatrice. Celle-ci est due quel que soit le motif de la rupture, y compris en cas de licenciement pour faute grave. Son calcul étant identique à celui de l’indemnité réglée aux salariés durant leurs congés payés.

Précision : si vous adhérez à une caisse de congés payés, vous devez, lorsqu’un salarié part en congé ou quitte l’entreprise, lui remettre un certificat justifiant de ses droits à congés. Vous n’avez pas à lui régler d’indemnité compensatrice de congés payés.

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La vérification d’une comptabilité informatisée

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Les entreprises qui tiennent une comptabilité informatisée et qui font l’objet d’une vérification doivent remettre à l’administration fiscale une copie des fichiers des écritures comptables (FEC), sous forme dématérialisée, dès le début des opérations de contrôle.

À noter : une comptabilité est dite informatisée dès lors qu’elle est tenue, même partiellement, à l’aide d’un logiciel. Et peu importe qu’il s’agisse d’un système dédié (logiciel comptable) ou d’un logiciel de bureautique classique (tableur, notamment). Dès lors, le FEC est obligatoire !

Qu’est-ce qu’un FEC ?

Le FEC est un fichier normé. Pour être accepté par le vérificateur, le FEC doit, en effet, répondre à un format particulier (nommage du fichier, séparation des enregistrements et des zones, présence des libellés, format des valeurs et des dates…).

Outre la forme, des contraintes de contenu pèsent également sur le FEC. Ce dernier doit ainsi comprendre « l’ensemble des données comptables et des écritures retracées dans tous les journaux comptables au titre d’un exercice ». Les écritures doivent y être classées par ordre chronologique. Selon le régime d’imposition de l’entreprise, pour chacune d’entre elles, de 18 à 22 champs d’informations doivent être renseignés. Et attention, si le FEC généré comporte des spécificités (utilisation de codifications internes à l’entreprise, décalage dans l’enregistrement de reports à nouveau…), l’entreprise doit en présenter un descriptif détaillé à l’administration.

Précision : procéder à des essais de création d’un FEC avant tout contrôle est fortement conseillé. Le logiciel « Test Compta Demat », librement téléchargeable sur le site internet www.economie.gouv.fr, permet notamment de vérifier la validité de la structure d’un FEC.

Les modalités du contrôle

Traitements informatiques

Le plus souvent, la réalisation de la vérification de comptabilité nécessite la mise en œuvre de traitements informatiques. L’entreprise doit alors choisir entre un traitement :

– par le vérificateur sur le matériel de l’entreprise ;

– par l’entreprise elle-même sur son propre matériel ;

– ou par le vérificateur, hors des locaux de l’entreprise, au moyen de copies fournies sur support informatique par l’entreprise.

Précision : lorsque l’entreprise choisit d’effectuer elle-même les traitements informatiques, elle doit remettre, à la demande de l’administration, les copies des documents, données et traitements soumis à contrôle, dans les 15 jours de cette demande. De même, si l’entreprise opte pour la réalisation des traitements hors de ses locaux, elle doit mettre à disposition de l’administration ces copies dans les 15  jours suivant la formalisation de son choix. La remise des copies permet à l’administration de procéder aux traitements informatiques nécessaires à la vérification. Elle doit alors communiquer à l’entreprise les résultats des traitements donnant lieu à des rehaussements, au plus tard lors de l’envoi de la proposition de rectification.

Obligation d’information

Afin que l’entreprise puisse faire son choix entre les trois options de traitement, le vérificateur doit lui adresser un courrier décrivant la nature des investigations qu’il souhaite réaliser. Un courrier qui doit contenir des informations suffisamment précises pour que ce choix s’opère en toute connaissance de cause.

À ce titre, le Conseil d’État a précisé que le vérificateur doit indiquer les données sur lesquelles il entend faire porter ses recherches et l’objet de ses investigations. En revanche, selon les juges, la description technique des travaux informatiques à réaliser doit être communiquée à l’entreprise seulement si cette dernière décide de réaliser elle-même les traitements.

Prorogation de la durée de vérification

La vérification de la comptabilité d’une PME est normalement limitée à 3 mois. Cependant, en présence d’une comptabilité informatisée, ce délai est suspendu jusqu’à la remise de la copie des FEC à l’administration et prorogé du délai nécessaire à la mise en œuvre des traitements informatiques envisagés par le vérificateur.

Et l’examen de comptabilité ?

Lorsque l’administration estime que les caractéristiques de l’entreprise ne nécessitent pas une vérification de comptabilité, elle peut procéder à un examen de comptabilité. Les agents du fisc examinent alors les FEC à partir de leurs bureaux. Une procédure qui débute par l’envoi d’un avis d’examen de comptabilité à l’entreprise, précisant qu’elle peut se faire assister par un conseil de son choix. Une fois cet avis reçu, l’entreprise dispose de 15 jours seulement pour transmettre à l’administration une copie de ses FEC.

À noter : si l’entreprise ne respecte pas ce délai ou les modalités de transmission des fichiers, elle s’expose à une amende de 5 000 €. Et l’administration peut annuler la procédure d’examen de comptabilité pour diligenter une vérification de comptabilité.

Dans le cadre d’un examen de comptabilité, l’entreprise bénéficie d’un certain nombre de garanties, similaires à celles applicables à la vérification de comptabilité. Garanties qui lui sont précisées dans la « charte du contribuable vérifié » disponible en ligne. Parmi elles figure la possibilité pour l’entreprise de s’adresser au supérieur hiérarchique de l’agent chargé du contrôle afin d’obtenir des éclaircissements supplémentaires lorsqu’elle est en désaccord avec le maintien des rectifications envisagées. Autre garantie, l’administration ne pourra pas procéder à un nouvel examen de comptabilité ou à une vérification de comptabilité sur les mêmes impôts et pour la même période.

Non-présentation ou rejet du FEC

Le défaut de présentation du FEC ou la remise de fichiers non conformes aux normes requises pouvant être sanctionné par une amende de 5 000 € ou, en cas de rectification, par une majoration de 10 % des droits mis à la charge de l’entreprise si ce montant est supérieur à 5 000 €. Une amende qui est applicable une seule fois par contrôle, quel que soit le nombre d’exercices contrôlés, et non pour chaque exercice dont le FEC n’est pas conforme ou remis.

Attention : l’incapacité de remettre un FEC peut aussi être assimilée à une « opposition à contrôle fiscal » et conduire à une évaluation d’office des bases d’imposition et à une majoration de 100 % des droits rappelés !

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Zoom sur les conditions générales de vente

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L’utilité des CGV

Une entreprise qui vend des produits ou des services a tout intérêt à disposer de CGV car elles lui permettent d’encadrer et de sécuriser les relations commerciales qu’elle entretient avec ses clients.

Même si, juridiquement, elles n’y sont pas obligées, les entreprises ont intérêt à disposer de conditions générales de vente (CGV). En effet, les CGV sont particulièrement utiles pour une entreprise en ce qu’elles ont pour objet d’informer ses clients professionnels et particuliers, préalablement ou lors de la conclusion de la vente, des conditions encadrant leur relation. Elles lui permettent ainsi d’encadrer et de sécuriser les relations commerciales qu’elle entretient avec ces derniers.

Mieux, dans la mesure où les professionnels sont astreints à une obligation générale d’information précontractuelle importante à l’égard des consommateurs, la réalisation de CGV permet à une entreprise d’apporter la preuve qu’elle a bien rempli cette obligation. Lorqu’elle vend des produits aux consommateurs, une entreprise peut donc difficilement se passer de CGV.

Le contenu des CGV

Les conditions générales de vente doivent comporter un certain nombre de mentions obligatoires. En pratique, très souvent, les entreprises y insérent également un certain nombre d’autres clauses.

Lorsqu’elles sont formalisées, les CGV doivent comporter un certain nombre de mentions obligatoires imposées par la loi. Sachant qu’il est également possible, et même souhaitable, d’y insérer certaines clauses qui pourraient se révéler utiles.

Les mentions obligatoires

Les mentions que doivent contenir les conditions générales de vente sont différentes selon que l’entreprise vend ses produits ou ses prestations de services à des professionnels ou à des consommateurs.

Les mentions à l’égard des professionnels

À l’égard de ses clients professionnels, les conditions générales de vente doivent impérativement mentionner :
– les conditions de vente proprement dites, c’est-à-dire les modalités de la commande, les délais et modalités de livraison, l’acceptation ou le refus de l’annulation des commandes, le retour des marchandises, les conditions du transfert de propriété, les garanties offertes, etc. ;
– les éléments de fixation du prix, comme le barème des prix unitaires, des produits proposés à la vente (le cas échéant, il est possible de prévoir une clause de renégociation du prix qui prendra en considération, par exemple, les fluctuations du coût des matières premières) ;
– les réductions(rabais, remises) de prix consenties ;
– le montant des escomptes éventuellement proposés aux clients en cas de paiement comptant ou avant l’échéance prévue ;
– les conditions de règlement.

S’agissant des conditions de règlement, les délais de paiement que le vendeur accorde à ses clients doivent être indiqués dans les CGV. On rappelle que ces délais ne peuvent pas dépasser 60 jours à compter de la date d’émission de la facture. Sachant toutefois que les parties au contrat peuvent convenir d’un délai de 45 jours fin de mois à compter de la date de la facture à condition que ce délai soit expressément stipulé au contrat et qu’il ne constitue pas un abus manifeste à l’égard du créancier.

Attention, des délais spécifiques sont fixés par la loi (vente de produits alimentaires périssables, transport routier de marchandises, location de véhicules) ou prévus par des accords interprofessionnels dans certains secteurs (cuir, matériels d’agroéquipement, articles de sport, jouet, horlogerie-bijouterie-joaillerie).

Précision : quand le délai de paiement n’est pas prévu dans les CGV, le prix doit être payé dans les 30 jours suivant la date de réception des marchandises ou de l’exécution de la prestation.

Les modalités d’application et le taux d’intérêt des pénalités exigibles en cas de paiement après la date figurant sur la facture doivent également être précisés dans les CGV. Ce taux ne pouvant être inférieur à 3 fois le taux de l’intérêt légal (soit 2,28 % pour le 1er semestre 2022). Si, d’aventure, aucun taux n’est prévu, le taux applicable est alors celui de la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente (taux « Refi ») majoré de 10 points (soit 10 % actuellement).

À savoir : les pénalités de retard sont dues de plein droit et ce, même si l’entreprise ne les a pas mentionnées dans ses CGV.

Mention doit aussi obligatoirement être faite de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € due au créancier en cas de paiement après la date convenue.

Attention : l’absence de mention des pénalités de retard dans les CGV, le fait de ne pas respecter les délais de paiement imposés par la loi ou encore de fixer un taux ou des conditions d’exigibilité des pénalités de retard selon des modalités non conformes à la loi, ainsi que le fait de ne pas respecter les modalités de computation des délais de paiement convenues entre les parties sont passibles d’une amende administrative dont le montant ne peut excéder 75 000 € pour une entreprise (2 M€ s’il s’agit d’une société). Cette même sanction est encourue en cas de défaut de mention de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement dans les CGV. L’amende prononcée à l’encontre d’une entreprise étant désormais systématiquement publiée. Toutefois, plutôt que d’infliger une amende, l’administration peut préférer enjoindre l’entreprise à se mettre en conformité dans un délai raisonnable.

Les mentions à l’égard des consommateurs

À l’égard de ses clients consommateurs, les CGV doivent notamment indiquer :

– les caractéristiques essentielles du bien ou du service et son prix ;

– les obligations du vendeur (modalités et délai de livraison, garanties légales de conformité et des vices cachés, garanties conventionnelles, le cas échéant) ;

– les obligations de l’acheteur (paiement du prix, modalités de paiement) et les procédures de recouvrement en cas de non-paiement ;

– les droits de l’acheteur (délai de rétractation, modalités de retour et de remboursement, moyens de recours en cas de litige).

Rappel : les vendeurs professionnels sont tenus de garantir les consommateurs contre les défauts de conformité et contre les vices cachés des biens qu’ils vendent. S’agissant des défauts de conformité, il peut s’agir de la panne complète, du dysfonctionnement d’un appareil ou du caractère décevant de ses performances. Quant aux vices cachés, il s’agit de tout défaut non visible au moment de l’achat et qui apparaît ensuite.

Les mentions facultatives

À côté de ces mentions principales, il est évidemment possible, et même conseillé, d’insérer dans vos CGV certaines clauses usuelles qui vont venir renforcer votre sécurité juridique ou encadrer votre responsabilité.

Il en est ainsi, par exemple, de la clause de réserve de propriété selon laquelle le vendeur se réserve la propriété des biens vendus, après leur livraison à l’acheteur, jusqu’au paiement complet de leur prix. Grâce à cette clause, le vendeur pourra obtenir la restitution des marchandises livrées en cas de non-paiement ou les revendiquer en cas de dépôt de bilan de son client.

Il en est de même de la clause limitative de responsabilité qui permet de limiter le montant des dommages-intérêts qui pourraient être réclamés en cas de manquement de la part du vendeur à l’un de ses engagements, par exemple en cas de retard de livraison. Sachant qu’une telle clause n’est pas valable lorsqu’elle porte sur une obligation essentielle du contrat ou lorsqu’elle est abusive.

Dans le même objectif, une entreprise a tout intérêt à prévoir dans ses CGV une clause énumérant les cas de force majeure (incendie, catastrophe naturelle…) qui pourraient l’empêcher d’exécuter ses engagements et qui seront de nature à l’exonérer de sa responsabilité.

Enfin, est également fréquente la clause dite « attributive de compétence » par laquelle le vendeur déroge à la compétence territoriale des tribunaux pour soumettre un éventuel litige au tribunal de son choix.

À noter : le vendeur est libre d’insérer toute clause dans ses CGV à la condition qu’elle ne soit pas abusive (par exemple, une clause qui viendrait limiter les obligations légales du vendeur à l’égard des consommateurs).

Le client peut parfaitement refuser certaines conditions de vente (qui ne sont pas obligatoires) en barrant la ou les clauses considérées. Le vendeur, en acceptant une telle commande, consent alors à renoncer à ces clauses. De même, rien n’empêche vos clients de négocier les CGV que vous proposez. Cette négociation pouvant aboutir à leur faire bénéficier de conditions particulières qui dérogent sur certains points aux CGV classiques.

La communication des CGV

Les entreprises ont l’obligation de communiquer leurs conditions générales de vente à leurs clients professionnels qui les leur demandent.

Si les entreprises n’ont pas l’obligation de rédiger des conditions générales de vente, elles ont, en revanche, l’obligation de les communiquer lorsqu’elles en ont. En effet, la loi dispose que tout producteur, prestataire de services, grossiste ou importateur est tenu de communiquer ses conditions générales de vente à tout acheteur de produits ou tout demandeur de prestations de services qui en fait la demande pour une activité professionnelle.

À ce titre, les CGV sont communiquées par le vendeur par tous les moyens conformes aux usages de la profession.

Attention : l’entreprise qui refuse de satisfaire à cette obligation est passible d’une amende administrative pouvant aller jusqu’à 15 000 € pour une personne physique et jusqu’à 75 000 € s’il s’agit d’une société.

À noter qu’un fournisseur peut valablement rédiger des CGV distinctes selon la catégorie d’acheteurs (grossistes, détaillants…) à laquelle il s’adresse. Les clients d’une catégorie ne pouvant exiger la communication que des seules CGV qui les concernent. Un fournisseur est donc en droit de ne pas divulguer à un acheteur (par exemple, à un détaillant) les conditions qu’il propose aux acheteurs d’une autre catégorie (par exemple, aux supermarchés).

En revanche, communiquer ses CGV à ses clients consommateurs est une obligation absolue. Le consommateur étant considéré aux yeux de la loi comme vulnérable par rapport au professionnel et devant donc être protégé.

L’acceptation des CGV par les clients

Pour éviter les litiges, les entreprises ont intérêt à s’assurer que leurs clients ont bien pris connaissance de leurs CGV et qu’ils les ont acceptées.

Une entreprise ne peut invoquer et imposer l’application de ses CGV à l’égard d’un client que si ce client les a acceptées. En cas de litige avec un client en la matière, l’entreprise doit donc être en mesure de prouver non seulement que ses CGV ont été portées à sa connaissance, mais également qu’il en a accepté le contenu. Il convient donc de recueillir clairement l’accord du client sur les CGV avant qu’il ne passe commande.

En pratique, les CGV sont habituellement reproduites sur les documents commerciaux de l’entreprise (prospectus publicitaires, devis, bons de commande, factures, bons de livraison…). Elles peuvent également être transmises par voie informatique. Sachant qu’il vaut mieux éviter de les mentionner sur un document sur lequel elles risquent de passer inaperçues. De même, il est déconseillé de les inscrire sur les factures car, par définition, ces dernières sont établies après la commande alors que l’information du client sur les CGV doit intervenir avant. Dans ces deux cas, un client pourrait donc être en droit de soutenir qu’il n’en avait pas eu connaissance au moment où il a fait affaire avec le vendeur.

La meilleure solution consiste à faire figurer, de manière nette, apparente et lisible, les CGV sur les devis et/ou sur les bons de commande et de faire signer par les clients sur ces documents une clause selon laquelle ils reconnaissent en avoir pris connaissance et les avoir acceptées sans réserve.

À noter : il est possible d’inscrire les CGV aussi bien au recto (pas évident en raison de la place que les CGV peuvent prendre) du devis ou du bon de commande qu’au verso. Mais dans ce dernier cas, il convient, par prudence, pour éviter toute contestation, de faire signer par le client tant le recto que le verso du document.

Lorsque les CGV n’ont pas été expressément approuvées par le client, le vendeur peut tenter de démontrer que ce dernier les a acceptées tacitement. À ce titre, les juges reconnaissent généralement l’acceptation tacite lorsque vendeur et acheteur entretiennent des relations d’affaires depuis longtemps et que ce dernier a eu l’occasion de prendre connaissance des CGV à maintes reprises, par exemple parce qu’elles ont figuré sur les multiples factures qui lui ont été adressées tout au long de la relation.

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