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Depuis plusieurs années, le géant américain du numérique regroupe, sous l’appellation « Google My Business », les différentes solutions qu’il tient à la disposition des entreprises pour les aider à être plus facilement localisables sur son moteur de recherche et sur ses sites associés. Présentation de ce service simple et gratuit.

Des recherches nominatives…

Lorsque les termes utilisés pour rechercher une entreprise sont suffisamment précis (boucherie Dupont à Paris, cabinet d’expertise comptable Durand à Brive) et que cette dernière est inscrite sur Google My Business, un cadre s’affiche sur la droite de la page de résultats. Cadre au sein duquel apparaissent le nom de l’entreprise, son métier, un court descriptif des biens qu’elle vend ou des services qu’elle propose, son adresse et ses coordonnées téléphoniques. En outre, afin de permettre aux clients de se rendre plus facilement dans les locaux de l’entreprise un aperçu de sa localisation sur Google Maps est proposé, ainsi que, le cas échéant, ses horaires d’ouverture. Des photos de présentation, l’adresse du site Internet de l’entreprise lorsqu’il en existe un (il n’est pas nécessaire de disposer d’un site web pour créer une fiche Google My Business) ou encore les avis et commentaires laissés par les clients peuvent également prendre place dans ce cadre.

… et des recherches par secteur

Dans l’hypothèse où l’identification n’est qu’indirecte (en effectuant une recherche par secteur du type : « restaurants La Rochelle », par exemple), s’affiche alors, en haut de classement de la page de résultats, une liste des restaurants rochelais (nom, adresse, photo…) précédée d’un aperçu de leur localisation sur Google Maps. Il suffit alors de cliquer sur n’importe lequel d’entre eux pour qu’apparaisse leur fiche Google My Business.

Quelques services complémentaires

Outre les informations déjà citées, dans ces cadres de présentation figure un bouton permettant de calculer et d’afficher un itinéraire pour se rendre dans les locaux de l’entreprise. Lorsque l’on utilise un smartphone, un autre bouton présent à ses côtés permet de composer directement son numéro de téléphone. Il faut savoir, en outre, que ces fiches de présentation sont également accessibles via Google Maps.

Comment s’inscrire ?

Pour s’inscrire, il suffit de se connecter sur le site dédié (www.google.com/intl/fr_fr/business/) et de cliquer sur « Gérer ». À l’issue des premières démarches de recherches destinées à identifier et à localiser l’entreprise, il faut préciser si elle accueille des clients dans ses locaux ou si elle propose ses services autrement. Enfin, il faut entrer son nom, ses coordonnées et son métier. S’ensuit une phase de validation permettant à Google de vérifier la réalité des informations saisies.

Concrètement, une fois la demande de création de fiche terminée, et avant qu’elle ne soit mise en ligne, les services de Google vont vérifier que la personne qui effectue les démarches est en droit de le faire. L’objectif étant d’éviter que des tiers viennent créer ou animer la fiche Google My Business d’une entreprise qui ne leur appartient pas ou qu’ils ne gèrent pas. Après avoir instruit le dossier, Google adresse au demandeur un code qui permet l’activation du compte. Une fois le compte activé, il ne reste plus qu’à l’alimenter en actualités et autres photos.

Précision : il est important de ne pas oublier d’actualiser les horaires d’ouverture, de modifier régulièrement les photos et de répondre aux commentaires des clients. Ces différentes actions qui font vivre la fiche sont prises en compte par Google dans ses critères de référencement naturel.

Valider une entreprise déjà présente sur Google My Business

Google utilise les données des différents annuaires pour créer des fiches Google My Business. Il est donc tout à fait possible de trouver, lors d’une requête lancée sur ce moteur, une fiche existante au nom de sa propre entreprise. Dans cette hypothèse, la mention « Vous êtes le propriétaire de cet établissement ? » apparaît sur la fiche. Si vous cliquez sur cette dernière pour prendre en main sa gestion, les mêmes démarches de vérifications que celles intervenant lors d’une création de fiche seront alors lancées par les services de Google avant de vous attribuer les droits de gestion du compte.

Précision : dans l’hypothèse où un tiers serait parvenu à créer ou à revendiquer avec succès une fiche présentant une entreprise sur laquelle il ne dispose d’aucun droit, Google propose un ensemble de démarches permettant à l’ayant droit spolié de reprendre le contrôle de sa fiche.

Un outil statistique

Google My Business offre également un outil de statistiques permettant de comptabiliser et d’analyser les visites des internautes faites à la fiche de présentation. Outre le nombre total de visites effectuées dans un temps donné, cet outil permet de mesurer le type d’informations consultées (informations du profil, photos, posts publiés), les interactions que ces contenus ont produit (commentaires, actions de partage des contenus…), mais aussi le nombre de clics de demandes d’itinéraire, les mots-clés utilisés par les internautes ou encore le nombre de clics d’accès au site de l’entreprise lorsqu’il en existe un.

Une attaque informatique, un incendie, un vol ou une destruction de matériel peuvent rendre inaccessibles ou corrompre des données essentielles au fonctionnement de l’entreprise. Mettre en place un système de sauvegarde opérationnel est la seule parade efficace. Rappel des principales règles à suivre.

Identifier les données critiques

Sauvegarder toutes les données de l’entreprise n’est pas utile. Seules celles qui sont importantes pour son fonctionnement (données clients, données techniques, savoir-faire de fabrication, fiches métiers…) ou qui doivent être conservées en vertu de contraintes légales (contrats de travail, factures…) doivent être sauvegardées.

En outre, avec la multiplication des outils (PC portables, tablettes, smartphones, clés USB, objets connectés…), les données de l’entreprise sont de plus en plus éparpillées. Il convient donc de bien recenser tous ces outils et d’identifier les données qu’ils abritent afin de déterminer si elles doivent, ou non, faire l’objet d’une sauvegarde.

Réaliser des sauvegardes régulières

Les opérations de sauvegarde doivent être réalisées régulièrement afin que la copie soit le plus à jour possible au cas où elle devrait être restaurée en raison d’une perte, d’une destruction ou d’une corruption des données.

La fréquence de sauvegarde va dépendre de la taille de l’entreprise et surtout du volume de données produit chaque jour. Ce dernier variant principalement en fonction de l’activité de l’entreprise. Les TPE et PME de services, dont l’information constitue à la fois leur matière première et leur produit fini, devront adopter un rythme de sauvegarde soutenu (au pire hebdomadaire, idéalement journalier).

Un petit artisan dans le bâtiment ou un restaurateur pourra se contenter d’une opération de sauvegarde mensuelle. Opération au cours de laquelle il sauvegardera, a minima, sa base de devis, sa base de clients, ses échanges avec ses partenaires privés et publics et ses émissions de factures.

Un rythme de sauvegarde moins soutenu pourra être adopté pour des données qui évoluent peu comme, par exemple, les données techniques ou les fiches fournisseurs.

Conseil : il convient de rappeler l’importance de disposer de plusieurs copies de la base de données originale. Ainsi, si un fichier corrompu est sauvegardé sans avoir été détecté, il sera possible d’utiliser une copie de sauvegarde plus ancienne pour en retrouver une version saine. Par exemple, en réalisant une copie par jour (lundi, mardi, mercredi, jeudi) et une de plus par semaine (semaine 1, semaine 2…), l’on pourra revenir un mois en arrière avec moins de 10 copies différentes et ainsi accroître ses chances de disposer d’une base de données au sein de laquelle il sera possible de retrouver une version « saine » de tous les fichiers.

Tester les sauvegardes

Même si la quantité de données à sauvegarder est faible, le risque qu’un problème se produise lors de leur copie existe. Il est donc fortement conseillé de procéder régulièrement (une fois tous les 6 mois) à la restauration d’un ensemble de fichiers sauvegardés. Cet exercice présente aussi l’intérêt de s’assurer du bon état des supports de sauvegarde (la durée de vie de ces supports excède rarement 5 ans) et de la bonne maîtrise de la procédure de restauration.

Protéger les sauvegardes

Enfin, parmi les autres règles de prudence à respecter, il est recommandé de ne pas laisser les supports de sauvegarde connectés en permanence au réseau de l’entreprise (pour les préserver des attaques par rançongiciels), et de penser à les stocker dans un lieu sécurisé pour les protéger des vols et des incendies.

Attention à la confidentialité des données : les fichiers sauvegardés, dès lors qu’ils abritent des données à caractère nominatif, doivent être administrés dans le respect du Règlement général sur la protection des données (RGPD). Leur confidentialité et leur protection doivent ainsi être assurées au même titre que les données originales dont ils sont tirés.

Sur quels supports ?

Les sauvegardes doivent permettre un accès simple et rapide aux données. On privilégiera des supports sur lesquels les informations ne sont pas compressées et donc directement lisibles. Il est possible de réaliser des sauvegardes sur des disques durs externes, des clés USB, ou encore en ayant recours à des prestataires extérieurs offrant des espaces de stockage de données en ligne (cloud).